為客戶徵聘行政人員，人才難求固然是挑戰，但實情是代表企業選才的高層主管，也是一大難題。因為無論是老闆或者受薪的高層，總有好一部分人並不看重如何好好對待應徵者。
從廣義來説，人才招聘是企業的一項「公關工程」。求職者透過應徵和甄選的過程，以及和高管的近距離接觸，親身體驗到用人企業的工作方式、辦事效率及公司文化。
百聞不如一見，企業對人才的重視程度，以致高管惜才與否，應徵者透過親身體驗，自然心領神會。最後雙方能否共事反屬其次，企業在求職者心中所建立的僱主品牌形象（Employer Brand），才事關重大和影響深遠。
設身處地為應徵者着想
要善待應徵者，說難不難，關鍵是主事者執行上能否用心。首先，是及時的雙向溝通，透過不同渠道而來的求職信函和履歷，若能及時確認收訖，往往予人認真尊重的第一印象。
至於相約面試，不論透過顧問公司或公開徵聘，都應盡可能提早通知對方，能有一周固然最好，不然三、四天前亦屬合理，以便雙方安排均可抽空的日期，尤其本地行政人員工作日程緊湊，臨時調動不是輕而易舉的事，招聘企業要設身處地為應徵者着想。時段方面，下班後的黃昏或者上班前的早晨，應盡量開放，提供較方便的選擇。至於落第者，更應盡快通知，以便對方另作打算。
其實，一連串確認、相約及通知的程序，都可以透過社交軟件或電郵的標準流程代勞。這些以禮相待的基本做法，用人企業非不能也，實不為也。選才主管不要忘記一個事實，就是遴選過程中雙方都有付出，求職者付出的時間及精力，跟企業同樣寶貴，並非隨意「呼之則來、揮之則去」。
應守約有禮 避免盛氣凌人
其次，是商業禮儀。雙方正式約晤洽談合作共事，本質上與其他商務會面類同，故此亦應遵守一般禮儀。這裏不能不提守時，不少企業老闆和高管誤以為對方是「有求於我」，便往往輕視事先的約定，把遲到或臨場爽約等無禮惡習視作等閒。碰過較失禮的一次，是董事長據稱有事未能分身，竟然讓近身助理臨時頂上主持面試，身份和準備都欠缺下草草了事，令應徵者啼笑皆非，事後向顧問抗議並馬上退出遴選。
此外，還有面試提問的語氣語調。努力尋根究底是主持面試者的職責，但高高在上的架子，以及盛氣凌人的表現，則可免則免了，須知「過門是客」的常規。這方面是一般公共機構的弱項，主事招聘的大員宜多加留意。
說到底，甄選面試也是軟銷企業的良機。不只一次見過，應徵者與企業主管做不成同事，卻做成了生意。亦碰過有人因為面試主管出言不遜，在自己的圈子以致網上平台努力「唱衰」相關公司洩憤。
天壤之別的後果，聰明的行政人員應該懂得選擇了。
原刊於《JMEN》，本社獲作者授權轉載。
