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首頁 商業 放權的迷思

放權的迷思

不留意和不跟進下屬的進度,留待搞砸了才後知後覺地「補鑊」,是大意和失職!

何靜瑩 作者: 何靜瑩
2020-04-30
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標籤: 一把手主理企業管理信任價值觀公式化團隊文化引導放權核對權力職員培訓謠言
應否放權,視乎處境和被賦權的人,不能隨便地、天真地什麼事都盡放。(Pixabay)
應否放權,視乎處境和被賦權的人,不能隨便地、天真地什麼事都盡放。(Pixabay)
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管理者運用權力時,容易跌入誤區:該用權而不用,不該用時卻用得太盡或太多。放權(delegate)這回事亦然:該放而不放,不該放時卻放盡,或放權後自己不作跟進、「眼尾」也不多看。這是管理人(特別是新丁主管和一把手)拿捏不準,或是對放權欠缺基本認知。

第一個最常見的迷思是,假設發出了指令,同事便會妥妥當當地執行,且會如願和如期落實;於是,自己便翹起雙手等成果,過程中半句也不過問,甚至害怕多問會引起誤會,代表不信任對方、不夠「放手」和「放心」。到死線臨近時,一浪又一浪驚心動魄的危機陸續湧現,才發現執行者行事不夠深思熟慮,或過程中出現了矛盾卻未能盡早察覺或解決。

管理人對權力須掌控得宜

事情辦不好,也辦不到,是誰之過?錯在管理者的大安旨意!我經常跟這些主管說:「放權後,還要繼續跟進過程和留意進度。倘若說一句話,給同事分配了角色和責任便能順利完成,豈不天下太平?!你還可能要在過程中給予引導和教導(coaching),不能等到出了問題時才出來補救。」

上級要讓同事承擔責任,培養他們學習處理管轄範圍內的人事問題,故自己須留在大後方觀察行動和事態發展。過程中,要準備適時的介入和適切的干預,這不是假放權、裝放手、真集權,而是管理人對權力的掌控得宜、收放自如應有之道。

不留意和不跟進下屬的進度,留待搞砸了才後知後覺地「補鑊」,是大意和失職!尤其處理人事糾紛,一方面要培養副手的解難能力,一方面也要與他同行,否則,問題像雪球滾大後,或要花多十倍的時間來解決,甚至賠上機構的信譽。有很多一把手終日忙於「救火」,時刻在「補鑊」中掙扎求存;與此同時,不絕的內耗銷毀團隊精力、消磨士氣,時間都花在處理爭拗,而不是發展機構和創設前景。

借機逃避瑣碎和「厭惡性」的工作

第二種迷思,是利用一把手之權力,把瑣碎和「厭惡性」的工作,委派下屬擔當。我遇過不少人藉詞放權,實際是把自己不願意學習、沒興趣打理的工種,統統推給副手處理。

這是以放權之名,迴避自己害怕或不善處理的事情。當上一把手後,確實有許多令人感到厭煩的工作一下子落在肩膊上,例如擁有多年教學經驗的老師成為校長後,一夜間要處理繁瑣零碎的法律文件、財務管理、試卷批閱、投訴伸冤等各種與教學無直接關係的沉悶事情。一個善於市場營銷或工程技術的人,當了CEO後要處理裝修、船務、倉務、勞工準則、安全指引等可大可小的事務。當然,其他隊員可在技術層面處理這些事項,但總需要一把手給方向、定目標、監察品質和提升他們的能力。

第三種迷思,是很多人習慣埋怨上司不放權、不給空間,加上許多「偽管理學」獨沽一味地宣揚放權的美德,於是,他們一旦當上主管,還未了解同事的能力和潛質,便理想化地不管什麼事都放權,以表自己的管理風格很高尚。

一把手不可能「闊佬懶理」

應否放權,視乎處境和被賦權的人,不能隨便地、天真地什麼事都盡放。

說到底,有些東西必須由一把手主理,不能讓下屬全權負責。例如迎新會(orientation)是一種indoctrination(價值觀的灌輸),一把手得親自向來自五湖四海的新人講解機構的核心價值、願景和文化,及對員工的要求和評核準則。一旦讓人事部「照稿讀」,重點很容易被淡化,整個迎新活動流程變得公式化,失去了建立團隊文化和管理期望的時機。

職員培訓也是一把手該親自策劃的重要項目(包括選用培訓導師),然後亦當出席課程,與員工一起學習。我知道很多機構高層只是為培訓而培訓,旨在「做咗嘢」而未必真心為提升員工能力,故從不用心設計最適切團隊的培訓課程,遂交給人事部或副手處理便算。

還有複雜的人事紛爭,疏導不滿情緒,副手處理不到,一把手便要接管,以免壞影響或謠言無限擴散。有員工要求見我,我會問他是否已跟足程序,先與直屬上司溝通,倘按規矩後還是要直接向我提出申訴,我會接見、調查和嚴正處理。我的辦公室「門常開」,也會與員工一起進餐,甚至一起坐巴士,讓大家有非正式的渠道表達意見和反饋。高低級員工有我的手提電話號碼,但他們不會濫用,真的覺得有糾結想找我開解和輔導,才會給我電話。

有個好友聽到同事間流傳一些謠言,感到有負面情緒醞釀起來,臭到絲絲「味」時,為防範於未然,馬上召開員工大會,把流言蜚語和taboo一併抖出來,放在陽光下與大家有話直說、解開心結,令帶有殺傷力的謠言遏止於萌芽。這需要莫大勇氣,更需要一把手親自澄清,同事才感到備受尊重。

我提醒不少新任主管,不要看到別人放手讓下屬擔大旗便照搬過來,因為人家可能已花了很長時間提拔和栽培某些隊員,大家的理念和執行手法已趨一致,一把手才能走到放大權這一步。無論如何放權、free hand,一把手都不可能完全不聞不問,甚至「闊佬懶理」。Trust,but verify(信任,但也要核對)!

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何靜瑩

初創互聯網公司Paxxioneer 創辦人及行政總裁,為多間跨國企業、非牟利機構及學校高管提供領袖培訓課程。美國喬治城大學外交學院畢業,哈佛大學甘迺迪政府學院公共政策碩士。最新著作為《扮有料,只會死得更快》。 [email protected]
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