筆者在上文討論香港學校知識管理能力初步探究,發現本港大部分學校的知識管理實施往往是有限的和初步的,大部分學校的校長和教師對知識管理看法和態度較為冷淡及消極。
筆者又從質性訪談中了解到不少受訪者不完全理解知識管理的概念,以及知識管理的常見障礙主要是缺乏推行知識管理的目標。校長和教師可能沒有意識到知識管理的重要性,以及它與他們的工作和學校效率的關係,因此學校管理層及老師均沒有共同意願去推行知識管理,或導致推行知識管理時產生種種問題。
筆者嘗試在本文中提出解決學校知識管理障礙的出路。
知識管理的關鍵成功因素
領導力、策略和目標是最重要的因素。這些因素讓老師可以清楚地了解知識管理應該實現什麼,以及它與學校教師工作的關係。
學習型組織、學校文化和信任等其他因素,主要與人的問題和社會互動有關。這與知識管理可以從資訊技術和人力資源的綜合角度進行研究的想法是一致的。
解決學校知識管理障礙的出路
- 領導力是學校推行知識管理最重要的關鍵因素。所以,學校必須提升推行知識管理的領導力。校長和學校管理層應認識知識管理的概念,了解到知識管理在學校推行的重要性以及如何促進學校行政,鼓勵教師分享,並提升他們的工作效率,亦可改進學校效能。
- 學校可考慮設立知識執行長,由校長親自擔任,身先士卒,督導知識管理的推展。然而,校長可能未必有興趣或有時間推動知識管理,校長可以委任一名有興趣或有時間的副校長或助理校長擔任,以跨科組方式組織一群有心有力的前線同工組成「知識管理推行小組」推動。雖然校長未必是成員,但必須是小組的顧問,全力支持小組工作推展,並給予人力及物力支持。
- 知識管理推行小組必須向全體員工介紹知識管理的概念,逐步讓他們了解到其重要性以及如何提升他們及其所屬單位的工作效率,以及他們如何幫助提升學校效能,並鼓勵全體員工在工作中逐步嘗試。
- 小組聯同學校管理層,可以為學校設立知識管理執行指標及時間表,其中包括短期、中期及長期指標,清晰地向全體員工指示推展進度,以了解並認同推行知識管理的目標。
- 小組需要訂立執行策略及方向,過程中適時與同工溝通,收集同工意見,澄清有關推行知識管理的誤解及憂慮,制定相關政策並設置配套,例如大多數教師期望一個多功能系統(例如知識庫、具有擴展功能和培訓程式的系統)以更有效地實踐知識管理;知識管理如何與現行的教職員專業發展政策互相配合等等。
校長須擔當變革者
學校校長必須擔當學校變革推動者。香港學校在知識管理實踐方面較為冷淡及消極,主要原因是大部分校長未能理解在學校推行的好處,因此校長未能提出知識管理在學校推行的明確目標,亦未能使學校教師相信其重要性。
校長也必須鼓勵教師共用知識,並在必要時為教師提供培訓。最重要的是應該激發教師以新方式思考,並強調知識管理如何解決學校的問題。
校長在實踐知識管理需要扮演以下角色:
- 作為催化劑,校長將知識管理實踐引入學校,應該知道教師的態度和學校文化是促進還是阻礙這變化。
- 作為資源連結者,校長應重新分配可用資源,一些人員角色可能會被重新定義,以促進採用過程並提供技術和教學支援。
- 作為過程幫助者,當員工在實踐知識管理中遇到問題時,校長應該幫助他們,以及激勵教師並建立有利於新實踐的工作環境。
- 作為組織學習的領導者,校長應該鼓勵學校內部的學習過程以提高績效,例如可以建立一種學習文化,使教師能夠適應變化並逐漸熟悉知識管理實踐。
在創造新知識中,校長需要促進有助於教學和學習的資源管理(例如共用的時間和空間),因為它提供了進行知識管理實踐的環境,不單在建立資訊系統,亦需要提供人際之間互動的機會。
學校很少培訓和指導教師以團隊協作方式參與重要對話,或批判性地應對及協作以進行決策。大多數團隊工作只注重合作,而不是協作。教師應該捨棄個人績效的想法,而學習如何以團隊方式來完成工作,以學校及學生整體利益為決策重點。
結論
學校的知識管理涉及不同的方面,如資訊技術的可及性、強而有力的領導、文化影響、組織結構和人的特徵(例如信任、學習行為和習慣),作為知識工作者,教師需要專業知識與個人知識和經驗一起帶到課堂,學校系統內的正式知識管理系統則用以收集和存儲教師在學校所建構的知識,並一起學習,成為學習共同體。
知識管理可以通過以下方式實現:通過共用資訊支援人們管理知識的活動和以人際之間互動將知識轉化為目標導向行動的活動。學校可以透過知識管理,發揮知識創造的潛力和知識共用的力量,創建一種機制,測量、存儲知識並將其轉化為智力資本,從而提高學生、教師和整個學校的績效。