各地政府及社會大眾對教育的期望日漸提高，而學校都在問自己如何可以做得更好：哪些課程和活動是實踐教育使命中不可或缺？我們如何才能更好地滿足學生的需求？哪些學生支援措施最有效？我們怎樣才能提高學生的成績？怎樣才能使學生表現更卓越？
教育改進的驅動力
在這種不斷增加的外部和內部改進壓力的氛圍中，學校校長、管理人員和教師對資訊（Information）的需求從未像現在這樣殷切；然而，資訊泛濫的確會帶來危機。學校管理人員需要回應教育當局及外界對學校的要求，例如公開試的學生成績和學校的增值表現，這些指標往往難以從學校當前的資訊系統作分析。教師通常只能獲得學生成績非常基本的統計資料。在許多情況下，他們未能了解所收集的學生數據及資訊如何左右學校的管理決策。
近年，學校亦需要不斷適應教育局的政策，例如疫情帶來的各種上課調適安排、國安教育、優化高中核心科目等等，這些政策均改變教職員的工作方式，需要持續、有效的專業發展。同時，要求教師跟上各種不斷變化的政策、課程和教學方法。學校安全和健康程序愈來愈複雜和繁瑣。
鑑於對教育改進的外部環境和內部教職員工作的需求，學校都在尋求了解如何更有效地收集、傳播並分享數據及資訊。此外，作為致力於教育的組織，學校教職員都非常清楚明白到數據、資訊及知識是關鍵的無形資產（Intangible Assets）。不少學校正在尋求更好的方法將這些數據及資訊轉化為知識，再轉化為有效的決策和行動。
數據及資訊交流與科技發展的配合
教育工作者多年來一直在使用數據及資訊管理工具，以提高學校行政服務的效率、改善課程的教學效能。學校中的數據及資訊管理實踐主要集中在用於收集、組織和分享學校在教學、評核、財務、會計和招生等領域的大量量化數據的技術系統上。愈來愈多政府機構、校董會、校長、教師、家長和學生開始尋求更好的教育成果的衡量標準，以提供有關績效的數據。
毫不奇怪，那些只投資於技術發展的學校不難發現數據及資訊管理技術的實施並不一定會改善決策，也不一定會改善教育成果。例如，一些學校已經能夠開發出昂貴而複雜的技術系統，使部門間可以通過網絡系統實時共享數據及資訊。然而在某些學校，由於教職員工不信任系統所生成的數據，具有決策能力的行政人員並沒有恰當地使用該系統，新資訊系統的資訊只用於懲罰而非改進。
教師通常是最後一個了解學生整體趨勢的人，而且通常沒有足夠的機會與同事交流以探索、發現和制定可解決問題的有效方案。不幸的是，許多學校正在投入更多資源開發數據及資訊管理系統，卻沒有考慮如何將這些技術有效地整合到共享決策過程中，以改善教學、行政營運和整體規劃。
另一方面，許多學校在發展數據及資訊交流方面走得很遠，但在科技發展方面卻顯得落後。例如，一些學校要求教師團隊合作，為每級制定符合教育當局的有效標準，並制定適合師生使用的方法，例如以校內考試成績來評估學生的進步。與此同時，學校內的教師經常開會討論個別學生的進步，並通過校內和課後計劃解決學生的問題，這些教師很希望使用可以提供有關數據及資訊及相應的技術及系統基礎設施，以制定合適的策略令更多學生得以進步，學校整體得以改善。
知識管理策略
知識管理對於學校的主要好處是它有助整理學校的數據及相關的資訊交流，並配合科技系統。數據及資訊交流與科技系統配合對於不同的學校的組織環境都有不同的演變。科技系統的發展可以被認為是學校在規劃、開發、營運和評估中對科技系統的使用和整合。例如：教師是否可以在課堂上自由地及暢順地使用電子教學？他們能否追蹤詳細學生的日常評估表現？是否鼓勵並為員工提供培訓以學習如何使用新的軟件和硬件？
另一方面，科技系統的配合有別於所謂的「科技系統」的單純設置。學校管理人員需要考慮如何推動學校內部的跨組織的數據共享及資訊交流，並鼓勵上述做法。例如：誰擁有資訊？是否有激勵措施和有效手段來共享重要數據及資訊以提高績效？校長是否使用數據來確定計劃和干預措施？當校長要求新項目或增加預算時，校董會是否要求校方提供相關數據和資訊？是否向所有教職員提供他們所需的資訊？
學校不是機器，然而，不少研究學者以機器模型（Machine Model）作類比，將學校組織內數據及資訊交流的過程簡化成「輸入轉化為輸出」，這樣並不能正確地理解當中交流過程的複雜。 我們應改以一種動態的適應性社會系統（Dynamic Adaptive Social System）來理解學校組織中數據及資訊交流的過程，又或甚至視學校組織為一種具生命力的有機體（Organism），通過物質和能量的轉化和交換，來不斷創造及更新自己。 正如生態系統通過周期和季節使自己恢復活力一樣，學校組織可通過本身的新陳代謝的作用以創造知識，學校組織也可透過將知識傳遞給他人的過程以及在人與人之間的交流和關係來成長，使學校組織保持活力。
雖然學校本身的使命就是將知識傳授給學生（通過學生與教師之間的交流，通過學生與書籍或其他資源之間的交流，以及通過學生之間的交流），但是學校組織內部的人員之間也需共享資訊和知識。科技系統的設置可以幫助數據和資訊的交流。然而，為了促進資訊和知識的共享，學校已經開始超越技術能力，關注其整體資訊環境：人力資源政策、資訊政治、群體動態、山頭主義、資訊交換流程以及組織的激勵政策。了解學校外圍環境的改變和未來有機會出現的威脅也很重要，例如教育局的政策以及家長和社區支持。
知識管理建立在以人為本的方法之上，該方法將組織視為複雜的系統，這些系統源於不同組織發展的獨特性；然而，從廣義上看，教育中的知識管理可以被認為是一種框架或方法，它使組織內的人們能夠制定一套實踐準則來收集資訊並分享他們所知道的，從而引領校內教職員採取合適行動以改善學校服務和成果。 為了平衡組織的資訊文化和技術文化，知識管理將3個核心組織資源──人員、流程和技術──結合在一起，使組織能夠更有效地使用和共享資訊，詳見下圖：
人員（People）
管理知識的是人，而不是系統。但是組織可以推廣有助於人們分享和管理知識的政策和實踐。知識管理建立在學校和專業團隊合作的基礎上，鼓勵教職員互相分享所知道的和正在學習的東西。在許多學校、學院和大學中，來自不同部門的工作人員和教師因共同的需要而聚集在一起並交換資訊，因為這使他們的工作更有價值，他們的工作更有效。
這些團體建立關係、信任和專業知識；他們創建了支持未來學習的資源、工具和人工製品的共享庫。在許多組織中，這類非正式的、自給自足的團體，例如非正式的研究和學習小組已經在世界各地存在了很長時間。他們經常處於創新和活力的中心，儘管如此，有時是因為缺乏來自上層的認可或關注而無疾而終。知識管理旨在促進這些「實踐社區」（Community of Practice, CoP）的發展和實用價值，同時保持對「用戶」的控制。
流程（Process）
正式和非正式的行政程序、課程開發流程、資訊共享模式、資訊孤島、薪酬激勵和許多其他工作實踐都會影響每個組織內的資訊流。無論人們是否選擇參與或關注這些過程，這些過程都存在。知識評估（Knowledge Measure）、知識審計（Knowledge Audit）、知識地圖（Knowledge Map）和改進計劃有助於建立健全的流程，使人們能夠在需要時獲得所需的資訊及知識，並與可能從中受益的其他人分享資訊。在突出可能不明顯的資訊使用模式時，知識管理實踐有助於促進制定更明智的決策。
技術（Technology）
技術需要被重新塑造，而不是因為成本或資源有限，而對學校構成無形壓力，也不應作為知識管理的驅動力，而是作為組織健康和有效性的重要和必要的貢獻者。知識管理框架內最有效的技術可以被目標用戶群廣泛使用，並促進跨部門跟踪和交換有用資訊。
總結
簡而言之，知識管理可以是一種具廣泛應用價值又可提供給學校相關資訊的方法，並且可以塑造教育組織的價值觀。知識管理可以協助學校整合組織及成員的需要，從而了解如何在特定的組織環境中協調上述3個核心資源──人員、流程和技術。
雖然學校組織可以忽略其中任何一個資源，但對組織和組織內部的人來說代價很高。當那些在不了解其現有的組織和人類資訊共享模式的情況，再投資發展新技術，其實並沒有發揮其技術應有的潛力。同樣，那些在資訊共享過程中所投入的巨資，但沒有有效手段跟蹤學生成果的學校也束縛了其員工的手腳。
改進的決策、增強的創造力和創新，以及更強大的橫向和縱向溝通，都是知識管理的重要產物；然而，對於教育機構來說，知識管理的全部承諾在於它有機會不單提升學生的整體表現，當然，也可帶給不同學校、教師和整個教育界大大小小的好處。
張灼祥
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關品方
何民傑
王文華
陳家偉
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張炳良
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