根據家具零售商宜家家居（IKEA）所訂下的目標，其產品庫存水平須經常維持於約96%。新冠疫情爆發前，IKEA通常能夠維持約98%的產品庫存水平，然而當疫情蔓延後，香港IKEA的庫存水平降至77%。IKEA隸屬於牛奶國際集團，廖康元（資深會計師）目前是IKEA的財務總監，對於IKEA的庫存水平，他解釋道：「在新冠疫情爆發前，如庫存水平從98.4%降至98.2%，便會引發某些問題。但在疫情期間，我們逾30%的貨架都處於空置狀態。所有暢銷商品要不是缺貨，就是缺少某些部件。舉例說，我們備有廚櫃和衣櫃，但就缺少鉸鏈；我們備有床架，但缺少了橫樑。庫存水平對我們造成重大影響。」
IKEA屬於垂直整合型企業，在全球各地設有各個綜合樞紐，向特定市場提供服務。香港地區的樞紐則設於上海，這代表了自今年3月下旬起，因其疫情防控措施而遭受重創。廖康元表示：「無法銷售相關產品造成的收入損失，遠超過因空運而增加的成本，因此我們最終決定以空運方式向香港供應鉸鏈。」
由此可見，企業能夠受益於財務和供應鏈團隊的密切合作。安永供應鏈與運營諮詢服務高級經理鄧穎孜（會計師）認為，這兩個職能部門相互合作還能帶來許多好處，其中包括完善規劃、管理風險、促進可持續發展與降低成本，並有助於企業整合新興技術解決方案。她闡釋道：「企業的各個部門通常相互獨立，團隊之間缺乏真正交流，但是財務和供應鏈團隊若能進行會面溝通，了解彼此的願景、關鍵績效指標（KPI）、痛點和如何能相互合作，這點十分重要。」
安永大中華區供應鏈與運營諮詢服務合夥人周禮信指出，財務團隊能與供應鏈團隊分享公司目標，例如提高收入或利潤、推出新產品或提高市場份額等，均十分重要。他表示：「如果財務團隊希望降低成本，則需要界定成本的含義，例如將其定義為商品銷售成本，或者銷售、一般和管理費用。如果團隊未能釐定共同目標或達成共識，員工就可能僅專注於其工作及遵循其KPI。」周禮信補充道，財務人員還需到訪前線，與營運人員交流，了解他們面對的問題。他建議道：「非正式的溝通很有幫助，例如共進午餐正是其中的一種形式。大多數人在非正式場合能夠進行更佳的交流，而在正式會議上則無法達到相同效果。」
梁凱傑（會計師）現任職於某消費品公司的註冊內部審計師，他認為通過財務和供應鏈團隊的合作，企業能夠更準確地預測並管理訂貨交付時間：「團隊首先應了解需求波動，並針對特定情況作出規劃，以避免庫存過剩或不足。」
梁凱傑指出，企業應頻繁及盡量實時監察供應鏈。他詳述道：「如讓財務團隊擔當更重要的角色，並與供應鏈團隊夥拍為優秀的業務夥伴，這就能夠提升流程效率，而兩支團隊的不同視野亦大大有助於實時監察。」
翠華控股有限公司非執行董事、海藍控股有限公司首席財務官楊東（會計師）指出，在餐飲行業，這兩個職能部門的密切合作至關重要。他表示：「財務團隊在處理付款、監察公司在接收商品及服務方面發揮關鍵作用。與此同時，供應鏈團隊應確保為財務和審計團隊進行正確記錄。」楊東補充道，財務團隊可以通過建立監察系統、尋找節省成本或勞動力的方法，以協助提升供應鏈效率：「財務團隊現在不僅只負責簿記工作，還會參與供應鏈、監察流程、風險識別等範疇。」
不一樣的技能組合
財務專業人士，包括會計師，均具備多種技能，能有助供應鏈高效地營運。鄧穎孜認為，會計師的策略規劃技能，能應用於設定優先事項、完善營運過程，並確保員工及其他持份者均朝着共同目標而努力。她補充道，財務團隊還可利用其分析及預測技能，為產品需求、季節性變動、價格差異，以至未來的收支情況，作出較準確的預測，從而讓供應鏈團隊能提前規劃資源及作預算分配。對此，周禮信表示：「財務和供應鏈團隊通常掌握着不同的知識與技能。財務團隊較專注於數字，以及符合合規和內部審計的要求；而供應鏈團隊相對更專注於營運。因此，兩支團隊必須進行公開對話，並釐定共同目標。」
楊東指出，財務團隊具備批判性思維，有助於發現供應鏈中的可疑或異常交易，從而防範該業務範疇出現的欺詐行為。同時，廖康元認為財務團隊能夠在管治及保障數據範疇向供應鏈團隊提供協助，並表示：「財務人員能夠將投資回報率與財務前景納入考量。」他說他亦從供應鏈團隊身上學到了很多業務知識，尤其是海關法例以及商品如何進行標籤。廖康元補充道：「這些知識有助於制訂規劃。有些時候，如財務團隊能向特許經營者要求在標籤中添加特定文字等建議，這不單可滿足合規要求，亦可更快地通關及降低服務成本。」
有效管理危機
在新冠疫情期間所遇到的挑戰，亦令財務和供應鏈團隊共同合作所帶來的好處成為了焦點。廖康元指出，當IKEA缺少產品所需的鉸鏈時，財務團隊分析了整個產品銷售的潛在業務損失，以及若未能空運相應部件對年度銷售目標所構成的影響。他回憶道：「我們當時審視了整體狀況、預測可用或缺少的庫存、查看倉庫容量，以及在運送的貨船上集裝箱數量和港口卸載數量。」財務團隊最終決定空運部分關鍵部件，並查看可以進行節約的地方，以抵銷增加的成本。
廖康元說，IKEA於同一時間，還能將預算分配應用於在疫情期間所引起的新需要：「我們分撥資金用作關顧員工，同時承諾不裁員及不會要求員工放無薪假，並向他們提供口罩和快速檢測試劑盒，以及安排他們接受檢測。對企業而言，與員工建立信任關係頗為重要。」他補充道，當時IKEA有三成的香港員工因新冠疫情而無法上班，因此公司盡力協助員工實行輪班制度，並確保採用最有效率的方式來安排員工工作。廖康元續說：「我們還借此機會投資自動化系統，並開發車隊管理軟件，讓顧客能夠通過智能手機追蹤訂單，從而緩解前線物流員工的部分壓力。」
楊東同樣認為，當供應鏈因疫情肆虐而受到干擾時，財務團隊對供應鏈的支援發揮了重要作用，並說道：「財務和供應鏈團隊必須密切溝通，以確保如期完成貨物交付和款項支付。如果付款延遲，供應商將停止交貨流程。」
新冠疫情並非導致供應鏈中斷的唯一原因，許多企業還受到了俄烏衝突、地緣政治貿易緊張、網絡攻擊等事件的影響。周禮信建議，財務團隊可與供應鏈團隊結為業務合作夥伴，以協助後者克服上述問題。他表示：「舉例而言，若企業現有供應鏈過於依賴單一地區的供應商、石油或原材料，財務團隊就需要與供應鏈人員密切合作，探尋長期及短期解決方案。」
周禮信進一步分析：「短期而言，財務團隊或不得不放寬提高利潤率等相關KPI，以解決供應問題，確保銷售訂單可正常交付，以免客戶流失。長期而言，企業可能需制訂投資計劃或進行資本支出，例如構建數碼化系統、廠房遷移，務求令供應來源多元化，避免供應鏈中斷。」
梁凱傑十分贊同此看法，並認為財務團隊可透過促進供應鏈多元化，以應對未來潛在供應鏈中斷。因此，團隊不僅需要考慮供應地點，還應當分析供應商的供應速度和能力。
鄧穎孜則指出，財務團隊還應盡力令供應鏈具有彈性：「供應中斷看似是短期危機，但卻會對員工工作方式以及團隊協作模式帶來長遠影響。因此，企業需要提高供應鏈的長期彈性，以應對未來挑戰。」她建議財務團隊與供應鏈團隊攜手合作，建設數據平台，並融合數據分析、人工智能、機器學習、區塊鏈等科技，從而提升供應鏈的點到點透明度。同時，兩支團隊亦應將潛在風險的應對措施，納入為公司的業務常規守則一部分。
邁向綠色生態
環境、社會及管治（ESG）匯報的要求，亦令團隊間合作的必要性隨之日增。財務團隊負責收集ESG範疇的數據及編制相關報告，因而需要與供應鏈團隊密切合作以獲取所需信息。楊東認為，財務團隊可通過提高透明度和文件存檔的水平，確保企業供應鏈以符合道德的方式運作。他表示：「在各個供應流程階段，正確的文件存檔是十分重要，若團隊能夠輕鬆追蹤相關文件，便將有助於減少供應鏈中會出現的道德問題。」
梁凱傑指出，擁有一定的問責程度及具有衡量成效的指標，是提升可持續發展水平的重要因素之一。 「這是一個長期過程。財務團隊往往精通數據匯報、構建指標與框架、溝通交流，以及向各個不同的內外部持份者進行匯報。這些技能和經驗能夠轉化為供應鏈KPI，並可作為衡量成效的方法，繼而激勵長遠進步。」
周禮信認為，供應鏈團隊在幫助企業降低碳排放上同樣發揮關鍵作用，尤其對於溫室氣體核算體系（Greenhouse Gas Protocol）下的範圍三排放。儘管相關部門並未將範圍三排放納入強制披露範圍，但許多知名企業現已開始納入匯報範圍。範圍三排放是指企業擁有或控制資產以外的排放源產生的間接排放量。根據碳排放披露項目（Carbon Disclosure Project）發布的《2020年全球供應鏈報告》（Global Supply Chain Report 2020），供應鏈碳排放量佔企業溫室氣體排放量的90%以上，並且高達運營排放量的11.4倍。周禮信建議：「財務團隊需要從供應鏈中收集相關數據，包括第一階供貨商及其N級供應商的信息。」
他補充道，兩支團隊需就降低相關排放攜手合作，例如通過變更採購標準以達到碳減排目標。「過去為了降低成本，財務團隊可能在招標時採用『價低者得』作選擇投標標準。現在，為了實現可持續發展，企業可能要改變評分方法，考慮價格以外的因素。財務和供應鏈團隊必須展開合作，以修改其內部流程及政策，尋找滿足相關要求的方法。」
周禮信指出，如果財務團隊計劃申請可持續融資，就更必須與供應鏈團隊聯手合作。針對綠色貸款等類型融資，企業必須符合一些特定環境目標方可獲批。他提醒道：「如果企業不具備可持續性，便難以通過融資審批。」以IKEA為例，公司計劃於2030年實現氣候正效益。廖康元說，他們的財務團隊正與物流團隊密切合作，尋找降低供應鏈排放的方法：「我們投資於太陽能電池板發電，以致力降低碳排放；同時投資開發軟件以整合訂單，從而盡量減少送貨車輛的出行次數。」
取得競爭優勢
梁凱傑認為，團隊合作的關鍵優勢在於能盡早識別風險指標並及時應對，從而降低風險。他詳述道：「財務和供應鏈團隊緊密合作，能夠降低風險、提高應對速度，從而幫助機構應對不斷變化的業務環境。企業需避免環境干擾、回應消費者需求，才能夠創造價值。」
廖康元贊同財務團隊積極參與供應鏈流程，可更有效地管理風險。他表示：「供應鏈就像引擎般，推動着IKEA的發展運營。如果缺乏庫存，我們就沒法做生意。在最壞的情形下，我們不僅無法向客戶供貨，更會蒙受財務損失，還會因庫存勾銷，而被直接運往垃圾堆填區而造成環境問題。」廖康元補充道，通過團隊合作，相關人員能夠深入了解企業的成本基礎、定價以及業務再投資能力，從而幫助財務團隊提高預測的準確度。對此，他解釋道：「為求可準確地預測，財務團隊需要了解庫存、流動狀況和成本。我們需要進行全盤考量，從最初的貨物訂購，以及是否擁有足夠空間進行存貨，直至庫存過剩對現金流的影響。」
與此同時，財務團隊還需要規劃未來，考慮倉庫容量，以及為提升供應鏈效率所需的未來投資（例如倉庫自動化）。廖康元說：「展望2030年及其後的發展，我們目前正與大灣區網絡合作，研究如何利用香港及大灣區之間的庫存容量，來進行倉庫租金套利。我們正在預測所需的倉庫容量、相關組合方式，以及能夠提升效率的各項技術。」
鄧穎孜認為，上述兩個職能部門的合作尤為重要，因為在實行營運數碼化後，財務團隊會為供應鏈部門在運用及分析數據上提供支援，從而充分利用收集所得數據。她指出：「企業若擁有整合式解決方案，便能夠應對傳統挑戰，例如速度、效率和成本準確性。此外，該等方案還可幫助企業靈活制訂明智的業務決策。」
鄧穎孜補充道，雙方的合作還將幫助企業提升韌性，有助適應變化：「市場一直在變化，一切都可能在短時間內發生變化。財務和供應鏈團隊必須應對不斷變化的要求和法規。兩者合作將有助提升企業的可持續性與靈活程度。」周禮信亦十分贊同：「為了實現企業目標，各成員均需要緊密合作。企業不同職能部門並肩協作，將可提升整個機構的競爭力。」
本文首發於香港會計師公會會員雜誌《A Plus》2022年第5期，本刊經授權編譯刊發。
陳鳳翔
陳文鴻
周光蓁
譚新強
艾雲豪
劉銳紹
李志強
張建雄
盧兆興
翁美茵
常霖法師
同意灼見名家會員服務條款及細則