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首頁 文化 商業文書要求什麼

商業文書要求什麼

商業文書和一般文章最大的分別、是要敘事清楚明白,條理分明,長話短說,用詞簡有力。全文不作文藝腔,不作題外話。

楊興安 作者: 楊興安
2020-11-14
意氣揚揚

標籤: 台端商業文書書信請柬閣下
商業文書既要有現代氣息,亦要符合傳統文化,也要切合文體。(Shutterstock)
商業文書既要有現代氣息,亦要符合傳統文化,也要切合文體。(Shutterstock)
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講授實用的商業文書寫作多年,今年卻遇到奇怪的情況,幾個學員同時「抗議」我給的評分太低,不無感慨。

原來習作是一封覆信。某公司送錯貨物,被顧客投訴,經理要覆信交待。學員要代公司負責人撰寫回信。他們大多數能掌握重點,說出道歉的話,說出處理誤送貨物善後辦法。但更多人說的,是解釋為什麼職員會弄錯,已把職員怎樣懲處了;或指出失職的員工要接受怎樣的再培訓。這些話把失誤推往職員身上,好像與公司無關的話,這是不對的,我建議他們全刪。

因為對顧客而言,錯誤應由公司承擔,而非由職員承擔。公司怎樣處理失職員工,更無需要向顧客細說。對外說出怎樣懲處職員的話,真是有失公司體面,怎能公開以公司名義發出?故這樣覆信不會高分。究其原因,此非學員寫作問題,而是缺乏社會經驗,寫出一封失禮公司體面的信。

不能以字數評作品優劣

問題又來了,原來習作題建議覆函若干字數,學員恐怕不達字數會扣分。便節外生枝,作出懲處職員的長篇敘述。和朋友談起,原來今日還有些院學答題要符合字數。每不足10個字,或多出10個字扣一分的錯誤陋習。為什麼文筆的好壞要由字數決定?太過荒謬了。當知內容同一意義的文章,愈好的文章,能用愈少的文字表達。

筆者曾有文書機構工作的經驗,客人說:你們收費每個字多少錢?我們說:我們那有麼笨,愈好的文筆用字愈少?對方又問,那你們的收費用什麼作標準?「用所花時間來決定收費,例如一般500元一小時,若要查核資料或蒐集資料的收費會高些。」(按:這是當日約數。)總之,學生習作不能以字數多少評分。當然,低年級看圖作文是例外。

親愛的顧客沒有親愛成分

商業文書和一般文章最大的分別、是要敘事清楚明白,條理分明,長話短說,用詞簡有力。全文不作文藝腔,不作題外話。當然,語調要莊重,帶有誠意。一些商業文書如通告等首句愛用「各位親愛的顧客」,或「親愛的某某先生」,「敬愛的某某先生」。都不是好句。其實大家都不認識,如何親愛?如何敬愛?但感其虛偽而已,益感虛偽討厭。用「各位顧客」便可。「位」字這個量詞已帶尊敬成分。「先生」兩字更是敬詞,對自己尊敬的人才用「先生」稱呼對方。

商業文書既要有現代氣息,亦要符合傳統文化,也要切合文體。例如現代文字要有標點符號。即使今是印行的文言文,亦有標點。但沿用結婚喜帖請柬,是沒有標點號的。邀約出席的請柬,也沒有標點,有標點反而不對。

商業文書有其守則

在公事上的文書,稱呼對方應用是「台端」和「閣下」。一次接受某大機構邀請談及相關問題。座中都是高級職員。有人提出、「台端」和「閣下」這兩個名詞很陌生,感到很怪,可不可以一律用「你」字代替?因為他只見過用「你」字,甚而未見過「台端」兩字。我想,此君一定讀英文多過讀中文。我說:私函可以用你,尤其是家人情侶更見密切。但公事不宜,書信自有傳統用詞。因書信便是寫給收信人——你。再句句用你像是用手指着方說話,失諸莊重,極沒禮貌。如果因罕見而棄用,我們何必學習書信文化?

另一次相若場合,我對着某大機構說明「台端」和「閣下」的用法,一位高層領導旁聽,小息時在我身旁很客氣地對我輕聲說:「一會兒你可否代我宣布我們這機構一律用『你』字,不用『台端』?」我即說:「不可以。」他愕然:「為什麼?」我說:「因為我不是貴機構員工,不能代貴機構宣布。」他聽後頗為釋然。其實我不想埋沒良知。事務書信行文不宜用「我們」、「你們」,宜用「本公司」、「貴公司」。

又一次機構找我替大波士擬稿,我把他的初稿「人仕」改為「人士」。到最後正稿時,又回復見到「人仕」。我問秘書為什麼,她說:老闆一定要用「人仕」,因為有次他乘車見車上用「人仕」,他堅持沒有錯。「他沒字典嗎?」我問。秘書搖搖頭。我們相視而笑。

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楊興安

文學博士。曾任編輯、編劇,曾經教學,任明報社長室行政秘書,長江實業集團中文秘書。其散文被選為中學課文。著有《金庸小說與文學》、《浪蕩散文》、《現代書信》等多種著述,現為香港小說學會榮譽會長。
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